Jäätelötötteröiden jäljillä

Jäätelötötterössä on kesän maku. Ja alle vuorokauden sisällä tehty jäätelö maistuu vielä paremmalta.

Tuore italialainen jäätelö on tuonut menestystä tanskalaiselle ParadIS-franchising-ketjulle. Nopeaa kasvua seurasi kuitenkin vakavia, liikkeiden vaihtelevasta ja epätasaisesta sisäisestä taloushallinnosta johtuvia ongelmia.

Internet-pohjaisen kirjanpitojärjestelmä e-conomicin avulla ParadIS voi nyt seurata kaikkien 23 liikkeen tuottavuutta ja verrata niitä keskenään.

Ensimmäinen ParadIS-liike avattiin Tanskassa vuonna 2000. Sen jälkeen ParadIS on kasvanut 23 liikkeen franchising-ketjuksi, joka kattaa koko maan.

Viimeisten kahden vuoden aikana ParadIS on avannut 14 uutta liikettä ja sen johto laajentaisi ketjua mielellään Tanskan rajojen ulkopuolelle.

”Meillä on yli 250 työntekijää ja erittäin suuri kasvuvauhti. Siksi pitkän tähtäimen tavoitteemme on kansainvälinen laajentuminen.

Yksi franchising-ketjun eduista on, että jokainen liike toimii ja sitä johdetaan paikallisesti sekä itsenäisesti. Emme puutu liikkeen päivittäiseen kaupankäyntiin.

Liiketoimintamme perustuu kuitenkin täysin yksittäisten liikkeiden kannattavuuteen ja siksi meidän on pystyttävä tarjoamaan nopeaa apua liikkeille, joilla on ongelmia tuottavuuden kanssa”, sanoo ParadISin perustaja Jørgen Bjerre.

Tarve suurempaan yhtenäisyyteen

Vain muutama kuukausi sitten ei ParadISilla ollut yleiskuvaa jokaisen yksittäisen liikkeen tuottavuudesta.

"Liikkeiden nopea kasvu johti epäjärjestelmälliseen ja huonoon taloudelliseen hallintoon. Se vaati uskomattoman paljon resursseja pysyä mukana jokaisen liikkeen taloudellisessa tilanteessa sillä jokainen niistä käytti eri ERP -järjestelmää ja menetelmiä.

Me päätimme, että haluamme kuukausittaiset raportit ja että jokaisen tulisi käyttää samaa kirjanpito-ohjelmaa. Muuten emme voi verrata liikkeitä keskenään." hän sanoo.

Turhauttavat laskut

Toinen syy sille miksi taloushallintojärjestelmät oli yhtenäistettävä, oli ParadIS-liikkeen päivittäisten liiketoimintojen monimutkaisuus. Jäätelö valmistetaan liikkeessä joka päivä, jotta se on aina tuoretta ja siinä on paras mahdollinen maku.

Jäätelön tekemiseen tarvitaan pitkä lista ainesosia ja pelkästään maidon ostamisesta aiheutuu neljä laskua viikossa liikettä kohti. Yhdessä näistä tulee 350 laskua kuukaudessa kaikille 23 liikkeelle, pelkästään maidon osalta.

”Jokainen liike maksaa noin 50 laskua kuukaudessa, mutta toimistotyöt jäävät usein toiselle sijalle sillä liikettä pitää usein vain yksi henkilö jolla on jatkuvasti kiire asiakkaiden palvelemisessa erityisesti kesäaikaan”, Bjerre selittää.

Erittäin suuri joustavuus vuokrattavaa Internet-pohjaista ohjelmistoa käyttäen

”Halusimme löytää järjestelmän jota olisi helppo käyttää – jopa ihmisten, joilla ei ole kokemusta kirjanpidosta. Sen piti olla kaikkien käytettävissä olinpaikasta huolimatta. Kaltaisellemme koko ajan kehittyvälle yritykselle oli todella tärkeää että ohjelmisto on joustava, sitä voi käyttää verkossa ja se pohjautuu tilauspalveluun, jotka ovat kaikki syitä miksi valitsimme e-conomicin.

Esimerkkinä saavutuksistamme on, että meillä on nyt yhteinen tilikartta joka jaetaan kaikille 23 yksikölle ja jota on helppo laajentaa kun yritys kasvaa”, sanoo Bjerre.

”Ulkoiset kirjanpitäjämme ja tilintarkistajamme voivat jopa käyttää e-conomicia ilmaiseksi. Toinen tärkeä toiminto ovat automaattiset päivitykset. Normaalisti ne tulevat ajan mittaan kalliiksi, mutta e-conomicissa päivitykset kuuluvat kuukausittaiseen tilaukseen jonka 25 dollarin maksun jokainen liike maksaa itse.”

Automaattinen kirjanpito

Tulevaisuudessa jokaisen liikkeen toistuvat laskut käsitellään automaattisesti, mikä säästää aikaa. ”Voimme tuoda tiedostot automaattisesti e-conomiciin, laskut mukaan lukien. Tällä tavoin laskut rekisteröidään automaattisesti oikeille tileille. Sen sijaan että jokaisen liikkeen pitäisi kirjata 25 erillistä maitolaskua, ne syötetään yhtenä tiedostona ja kirjataan vain kerran”, selittää Bjerre.

Seuraavassa vaiheessa e-conomic integroidaan ParadIS Danmarkin muiden liiketoimintajärjestelmien kuten palkanlaskennan, myynnin ja ostojen kanssa.

Tehokas ja ympäristöystävällinen taloushallinto
”ParadISin kirjanpitäjänä olen nähnyt monta erilaista kirjanpitojärjestelmää ja e-conomic on osoittautunut parhaaksi järjestelmäksi meidän tarpeisiimme. Järjestelmää käyttävät meillä useat käyttäjät ja pääkonttorissa meillä on nyt erittäin hyvä käsitys jokaisen liikkeen kuukausittaisesta toiminnasta”, sanoo Bjerre.

”Toinen tärkeä e-conomicin tuoma etu on, että se tarjoaa parhaimman resursseja säästävän taloushallintoratkaisun.

Meidän ei tarvitse ylläpitää ja päivittää erityistä palvelinta ja matkakustannuksetkin ovat pienentyneet, kun tilintarkastajien ja kirjanpitäjien ei tarvitse enää matkustaa paikan päälle auditointikäyntejä varten. He vain kirjautuvat sisään järjestelmään omasta toimistostaan.

Tämä on meille tärkeää, sillä uskomme yrityksen sosiaaliseen vastuuseen ja yritämme noudattaa kirjanpidossamme vihreitä periaatteita”, sanoo Bjerre.

Mitä tulee ParadISin kansainvälisen kasvun mahdollisuuksiin uskoo Jørgen Bjerre e-conomicin auttavan tekemään prosessista helpon ja mutkattoman. ”Järjestelmä on saatavana monilla eri kielillä ja sitä voidaan käyttää franchise-liikkeissä myös ulkomailla.

Voimme myös integroida järjestelmän muihin sovelluksiin, jotta voimme noudattaa toimivan ja kustannustehokkaan taloushallinnon periaatteita ympäri maailmaa”, lisää Bjerre.

TIETOJA:
Haasteet

Vaihtelevat taloushallintomenetelmät ja puolivuosittaiset raportit estivät johtoa saamasta käsitystä yksittäisten liikkeiden toiminnasta koko ketjun tasolla. Päivittäinen jäätelön valmistus liikkeissä synnytti valtavan määrän laskuja, joiden hoitamiseen liittyi aikaavieviä hallinnollisia prosesseja

Ratkaisu

• e-conomic – Internet-pohjainen taloushallintotyökalu
• WWW-pohjainen kirjanpito, arkistointi ja elektroninen laskutus
• Ilmainen järjestelmäyhteys ulkopuolisille kirjanpitäjille ja tilintarkastajille
• Yhteys miltä tahansa PC-tietokoneelta, jossa on Internet-yhteys – ihanteellinen matkustettaessa tai franchising-ketjujen käytössä missä päin maailmaa tahansa
• Ilmaiset päivitykset ja tuki
• Edullinen kuukausitilaus – 25 dollaria / franchise
  

Tulokset

• Yhteiset taloushallintomenetelmät niin pääkonttorissa kuin liikkeissäkin
• Läpinäkyvä taloushallinto, jonka avulla ParadIS Danmark saa nopeasti käsityksen yksittäisten liikkeiden tuloksesta ja toiminnoista
• Laskujen jne. automaattinen rekisteröinti
• Nopeat tilastot, raportit ja kuukausittainen vertailu
• Helppo integrointi toisiin liiketoimintajärjestelmiin
• Sujuvampi yhteistyö ParadIS Danmarkin ja uusien ulkomaisten liikkeiden välillä
• Kustannustehokas ratkaisu, erityisesti säännöllisten ilmaisten päivitysten takia
• Resursseja säästävä taloushallintojärjestelmä, mm. palvelin- ja matkakustannusten osalta
  Jørgen Bjerre
  ParadIS
  

  Puhelin:
  Sähköposti:
  Nettisivu:
  Työ:

  +45 3535 7902
  info@paradis-is.dk
  www.paradis-icecream.com
  Laadukkaaseen jäätelöön erikoistunut franchise
  Jaa Tweettaa Jaa Jaa