Lars Toft e-conomicista käsityöläisille

Lars pyörittää sekä puuseppäyritystä että olkikattoja valmistavaa yritystä ja hänellä on kummassakin aputyövoimaa. Hän käyttää e-conomicin käsityöläisyrittäjille tarkoitettua versiota ja hallinnoi sen avulla molempia yrityksiä, luo projekteja ja aliprojekteja sekä seuraa liiketoimintaansa. Työntekijät raportoivat omat työtuntinsa e-conomicissa.

Toiveena helppokäyttöinen ratkaisu

"Olimme etsimässä projektinhallintasovellusta rakennustyömaita varten sekä työtuntien raportointijärjestelmää työntekijöille. Ajattelimme, että olisi paljon helpompaa jos he voisivat ilmoittaa työtunnit kotoa käsin, Lars sanoo.

e-conomicin käsityöläisyrittäjille tarkoitettu versio osoittautui juuri oikeaksi ratkaisuksi Larsin yrityksille, koska sitä on helppo käyttää vaikka ei tietokoneista paljon tietäisikään.

Projektinhallintaa käsityöläisille – ei tietokonenörteille

Larsilla ei ole paljon kokemusta tietokoneista, mutta hän oppi nopeasti käyttämään e-conomicin kirjanpito-ohjelmistoa. Nykyään hän järjestää yhdessä vaimonsa Lonen kanssa koulutustuokion uusille työntekijöille ja kertoo kokemuksistaan:

"Neljä vuotta sitten käynnistin tietokoneen ensimmäistä kertaa elämässäni. Totutteluun meni hieman aikaa, mutta e-conomicia on helppo käyttää. En tietenkään ymmärrä kaikkia e-conomicin hienouksia, mutta projektinhallinta ja työtuntien kirjaaminen ovat todella helppoja toimintoja.

Aloitamme pian uuden puusepän kouluttamisen. Hän on 58-vuotias eikä ole koskaan käyttänyt tietokonetta. Olen kuitenkin varma, että hän oppii tämän nopeasti, Lars sanoo."

Larsin vaimo Lone auttaa kirjanpidossa ja uusien työntekijöiden koulutuksessa:

"Kun aloitamme uusien työntekijöiden kouluttamisen, kutsumme heidät toimistoon, jossa esittelemme järjestelmän lyhyesti ja annamme heille pienen esitteen jonka olemme itse laatineet. Varmistamme, että kaikki saavat oman käyttäjätunnuksen minkä jälkeen he voivat harjoitella käyttöä kotona. Kaikki tämä vie vain 15 minuuttia.

Jos heillä on ongelmia alkuun pääsemisessä, he voivat soittaa meille ja pyytää apua. Useimmiten kysytään, mistä löytyy oikea projektinumero tai mitä painiketta on painettava, mutta kaikki oppivat melko nopeasti.

Meille on erittäin tärkeää, että ohjelma on käyttäjäystävällinen. Työntekijämme ovat käsityöläisiä, eivät tietokonenörttejä, Lone sanoo"

Sujuvaa kirjanpitoa

Lone hoitaa keskiviikkoisin molempien yritysten kirjanpidon. Tehtävä on helpottunut huomattavasti uuden järjestelmän myötä:

”Ennen e-conomicin käyttöönottoa työntekijöidemme oli täytettävä käsin paperisia tuntilistoja. Minulta kului useita tunteja viikossa, kun kirjasin tietoja ja yritin saada selvää heidän käsialastaan.

Nyt työntekijät huolehtivat työtuntien raportoinnista itse. He voivat tehdä sen milloin tahansa omilla käyttäjätunnuksillaan – kaikillahan on tietokone! Minä lasken heidän palkkansa ja kun järjestelmä on hyväksynyt työtunnit, se päivittää projektit automaattisesti. Näin saamme hyvän yleiskuvan siitä, miten paljon aikaa kuhunkin projektiin käytetään.

Lonella ei ole kirjanpitäjän eikä tilintarkastajan koulutusta, mutta hänellä on hyvä käsitys molempien yritysten tileistä:
"Olen kyllä käynyt kauppakoulun, joten tiedän että kaksi plus kaksi on neljä. Mutta olen itse opetellut käyttämään e-conomicia ja olen oppinut muutamia niksejä tilintarkastajaltamme.

Luon projekteja ja selvitän, mille toimittajille olemme velkaa ja mitkä asiakkaat ovat meille velkaa. Olen aiemmin käyttänyt Microsoftin vastaavanlaista kirjanpito-ohjelmistoa ”C5”, mutta se ei ole läheskään yhtä helppokäyttöinen kuin e-conomic.

Meille on tärkeää, että tiedämme heti asiakkaan luona käytyämme, mitä kuluja on ollut ja mitä voittoa olemme tehneet.

Alussa käytimme projektin kirjanpitomoduulia vain isojen projektien yhteydessä, mutta nykyään kirjaamme siihen kaikki pienetkin työt koska siitä on niin paljon hyötyä.

Teemme esimerkiksi paljon töitä läheiselle koululle ja käytämme projektimoduulia, vaikka vaihtaisimme vain yhden ikkunan. Se on todella helppoa ja antaa hyvän yleiskuvan."

Tyytyväinen tuotteeseen, vaikka parannettavaakin on

Larsin mielipide e-conomicin käsityöläisyrittäjille tarkoitetusta ratkaisusta on erittäin positiivinen, sillä se säästää sekä aikaa että rahaa. Hän on täysin varma, että verkkosovellus on paras vaihtoehto:

"Työntekijäni pitävät siitä kovasti, joten jatkamme varmasti samaan malliin. Se on helppokäyttöinen ja antaa hyvän yleiskuvan. Olen itse asiassa alkanut suositella sitä muillekin.

Lars uskoo kuitenkin löytäneensä järjestelmästä virheen, josta on hieman haittaa. Kun hän napsauttaa aliprojektia, kohdistin hyppää toisinaan näytön yläosaan. Tällöin hänen on etsittävä projekti uudelleen selaamalla luetteloa alaspäin. Onneksi Lars on ilmoittanut virheestä e-conomicille, joka korjaa sen seuraavassa päivityksessä.

Kaiken kaikkiaan Lars, Lone ja heidän työntekijänsä ovat kuitenkin erittäin tyytyväisiä e-conomiciin:

Kaikki puuseppämme pitävät kovasti uudesta järjestelmästä. He eivät todellakaan halua palata vanhaan käytäntöön ja käsinkirjoitettuihin tuntilistoihin”, Lone sanoo."